Klik
hier om dit document in pdf te downloaden
Regelmatig komt binnen
ISO de vraag op hoe het verder moet met de normen voor managementsystemen.
Die discussie begon eigenlijk al begin jaren negentig in de vorige
eeuw toen het voorstel op tafel kwam om een norm voor milieumanagementsystemen
te ontwikkelen naast de toen nog enige managementsysteemnorm ISO
9001 voor kwaliteitsmanagement. De vraag werd gesteld: is een nieuwe
norm wel nodig of kan worden volstaan met een aanvulling op ISO
9001? De voorstanders van milieumanagement gruwden in die dagen
van "kwaliteitsmanagement met een groen randje" en kregen
het voor elkaar om ISO 14001 als aparte norm te ontwikkelen. Maar
het debat over compatibiliteit en goede afstemming ("alignment")
tussen normen voor managementsystemen heeft sindsdien de gemoederen
voortdurend bezig gehouden. De laatste jaren is het aantal managementsysteemnormen
binnen en buiten ISO gestaag gegroeid en kort geleden is door een
werkgroep van de Technical Management Board van ISO een advies uitgebracht
over de strategie die ISO zou moeten volgen op dit gebied. Eén
van de vragen die speelde: moet ISO een norm voor een integraal
managementsysteem ontwikkelen? In dit artikel wordt de stand van
zaken op een rij gezet en de Nederlandse visie op dit onderwerp
toegelicht.
Dick Hortensius, Senior-consultant NEN-Managementsystemen
Ten aanzien van normen voor managementsystemen speelden bij ISO
het afgelopen jaar de volgende belangrijke ontwikkelingen:
-
De aanvang van de amendering van ISO 9001:2000
en de herziening van ISO 9004:2004 met als planning dat nieuwe
edities van beide normen in 2008 gereed moeten zijn;
-
Het voornemen om vanaf 2008 te gaan werken aan
een parallelle herziening van ISO 9001 en ISO 14001. Daarbij
zou de structuur van beide normen hetzelfde moeten worden en
zouden voor identieke elementen (bijvoorbeeld auditing) de eisen
in dezelfde bewoordingen moeten worden gesteld. Die parallelle
herziening wordt voorbereid door een Joint Task Group van beide
betrokken ISO-commissies en leidde in 2005 tot eerste ideeën
over een gelijke hoofdstukindeling voor beide normen (zie kader
1);
-
Publicatie van diverse nieuwe normen voor managementsystemen
, waardoor het aantal gestaag toeneemt (zie kader 2);
-
De verdere ontwikkeling van een Handbook voor
geïntegreerde toepassing van verschillende normen voor
managementsystemen (zoals die genoemd in kader 2, maar bijvoorbeeld
ook OHSAS 18001);
-
En last but not least heeft een door de Technical
Management Board (TMB) van ISO ingestelde werkgroep de taak
gekregen een advies uit te brengen over de te volgen strategie
voor verdere normalisatie van managementsystemen.
Werkgroep toekomst management-systemen
Er was een aantal redenen om de laatstgenoemde werkgroep in
te stellen:
-
De vraag of ISO verdere stappen moet zetten
richting integrale (ook wel aangeduid als geïntegreerde)
managementsystemen, aanvullend op de huidige afspraken
over compatibiliteit tussen ISO 9001 en ISO 14001 en de
richtlijnen in ISO Guide 72, Guidelines tor the drafting
of management system standards;
-
De regelmatig terugkerende vraag of ISO
een norm moet ontwikkelen voor arbo-managementsystemen;
-
De vraag of de huidige structuur van aparte
en relatief autonome technische commissies voor de diverse
verschillende managementsysteemnormen de meest geschikte
is voor de toekomst.
De groep heeft als basis voor de te ontwikkelen
strategie de huidige ontwikkelingen en de toekomst-verwachtingen
in kaart gebracht. Onderdeel daarvan was een interview-ronde
om feedback te krijgen van belang-hebbenden bij managementsystemen
en normen daarvoor. |
|
Kader 1 - Mogelijke gemeenschappelijke
structuur voor ISO 9001 en 14001
-
Context of the organization
E.g. Defining purpose, identification of views,
needs and requirements, analyzing the operating
situation (SWOT)
-
Leadership & Planning
E.g. Policy, strategie planning and system
development, commitment, review
-
Support
E.g. Human, financial, material resources,
competence and training, work environment, infrastructure,
documentation, management of change
-
Operations
E.g. Operational planning and control, supplier
management, product provision and delivery, emergency
preparedness and response
-
Performance evaluation
E.g. measuring and analysis, evaluation of
legal compliance, evaluation of customer satisfaction,
auditing, management review
-
Improvement
E.g. Corrective and Preventive action, improvement
activities
|
|
Daarbij is een antwoord gezocht op de volgende vragen:
a. De huidige situatie
Hoe worden kwaliteits-, arbo-, milieu- en andere aspecten in
de praktijk gemanaged en voldoen de huidige normen daarvoor?
b. De situatie in 2015
Hoe ziet dan het 'ideale' managementsysteem eruit? Is er behoefte
aan (een norm voor) een integraal managementsysteem?
c. De rol van ISO-normen
Hoe kunnen ISO-normen een toegevoegde waarde blijven leveren?
In Nederland zijn deze vragen onder meer besproken
in het NEN Platform Management-systemen. In dit platform zijn bedrijven
vertegenwoordigd die ISO-normen voor managementsystemen toepassen
en geïnteresseerd zijn om regelmatig te worden geïnformeerd
over de ontwikkelingen op dit gebied en daar tweemaal per jaar over
van gedachten wisselen met de leden van de NEN-normcommissies.
De in de volgende paragrafen beschreven door Nederland ingebrachte
visie is op de discussie in het Platform Managementsystemen gebaseerd.
Kader 2 - ISO-normen voor managementsystemen
ISO 9001 :2000 Kwaliteitsmanagement ISO
14001:2004 Milieumanagement
ISO 13485:2003 Kwaliteitsmanage-ment voor medische
hulpmiddelen
lSO/TS 16949:2002 Kwaliteitsmanage-ment voor de
automotive industrie
ISO 20000-1:2005 IT Service management
ISO 22000:2005 Voedselveiligheids-management
ISO/IEC 27001:2005 Informatie-beveiliging
ISO/PAS 28000:2005 Veiligheids-management in de
supply chain
|
|
|
Nederlandse inbreng
Wat betreft de huidige situatie is vanuit Nederland geconstateerd
dat het grootste punt van zorg is, dat in veel organisaties
onderwerpen zoals kwaliteit, arbo en milieu onvoldoende in
hun onderlinge samenhang worden gemanaged. Ook zijn deze KAM-aspecten
op hun beurt weer te weinig ingebed in het 'werkelijke' managementsysteem
van de organisatie, dat wil zeggen het systeem voor strategische
planning, operationele aansturing en de financiële planning
& control. Hoewel de ISO-normen voor kwaliteits- en milieumanagement
compatibel heten te zijn, stimuleren ze door verschillen in
structuur en bewoordingen nog niet direct een geïntegreerde
toepassing. Het kan wel, maar de organisatie moet er bewust
voor kiezen en het zelf uitzoeken. |
Doordat de onderlinge verbanden tussen managementonderwerpen
in organisaties nog niet optimaal zijn, speelt KAM nog te weinig
een rol op strategisch en financieel-economisch niveau en wordt
bijvoorbeeld bij de uitvoering van inteme audits de mogelijke synergie
nog onvoldoende benut. Wat betreft de gewenste situatie in 2015,
is door Nederland ingebracht dat managementsystemen volledig geïntegreerd
en de ruggengraat van een organisatie zouden moeten zijn. Financieel,
operationeel, risico-, veiligheids- en KAM-management zouden onderdeel
moeten zijn van één integraal management- en management-informatiesysteem.
Het systeem behoort dan zo flexibel te zijn dat gemakkelijk kan
worden ingespeeld op veranderende externe omstandigheden en nieuwe
aandachtsgebieden er in kunnen worden geïntegreerd. Maar ook
intern flexibel als het gaat om het leggen van verschillende zwaartepunten
per afdeling.
Architectuur van ISO-normen
Wat voor ISO-normen passen daar nu bij? Hoewel voorkeur bestaat
voor volledige integratie van deelsystemen binnen een organisatie,
wordt betwijfeld of een norm voor een integraal managementsysteem
daarvoor de juiste oplossing is. Dat hangt samen met de visie dat
integratie voor een organisatie vooral intem toegevoegde waarde
heeft.
Externe belanghebbenden zijn meestal alleen geïnteresseerd
in het waarborgen dat een organisatie het voor hen belangrijke
aspect (bijvoorbeeld milieu of arbo) goed managet, op basis
van daarvoor specifiek vastgestelde eisen (bijvoorbeeld
in ISO 14001 of OHSAS 18001) en een daarop gebaseerd certificaat.
Hoe kan ISO nu inspelen op dat dilemma tussen inteme
noodzaak tot integratie en externe wens tot differentiatie?
Naar de mening van het Platform Managementsystemen kan dat
door het vastleggen in een ISO-norm van de (eisen aan de)
kemelementen die onderdeel uitmaken van elk managementsysteem.
|
|
Figuur 1 - Norm met kerneisen en aanvullende modules
|
Figuur 2 - Eisen aan specifieke
management-systemen door combinatie van kern en module
|
|
Die ISO-norm voor de generieke
kern van een managementsysteem zou daarmee voor alle typen
organisaties vastleggen wat de basiseisen zijn om een bepaald
aspect te kunnen managen. Zo'n ISO-norm heeft met name een
waarde voor de inrichting van het management-systeem in organisaties
en maar beperkte waarde voor externe partijen die belang hebben
bij goed management van een specifiek aspect van die organisatie.
In aanvulling op de kernnorm zouden daarom modules moeten
worden ontwikkeld die in combinatie met de kern alle management-systeemeisen
beschrijven die nodig zijn voor kwaliteits-management, milieumanagement
of arbomanagement (zie figuur 1), maar bijvoorbeeld ook voor
financieel management. |
Certificatie of een andere vorm van conformiteitsbeoordeling
van een specifiek managementsysteem zou altijd moeten zijn gebaseerd
op de kernnorm + een specifieke module (zie figuur 2).
Voordelen van een nieuwe aanpak
De voordelen van de vanuit Nederland voorgestelde opzet van het
ISO-bouwwerk voor managementsysteemnormen zijn de volgende:
-
Volledige compatibiliteit en 'alignment' van
de managementsysteemeisen is gegarandeerd, mits er voor wordt
gewaakt dat de modules geen tegenstrijdige aanvullende eisen
introduceren;
-
Een organisatie kan de kernnorm als leidraad
nemen voor het inrichten van het eigen integrale managementsysteem;
-
Het toevoegen van nieuwe aandachtsgebieden in
het integrale managementsysteem kan eenvoudigweg door implementeren
van een nieuwe module;
-
Externe belanghebbenden kunnen zichtbaar zekerheid
krijgen dat het voor hen belangrijke aspect goed gemanaged wordt,
omdat er nog steeds sprake kan zijn van apart gecertificeerde
kwaliteits-, arbo- of milieumanagementsystemen;
-
Gecombineerde certificatie kan eenvoudiger worden
omdat de kerneisen voor alle managementsystemen identiek zijn.
Bij een nieuw aandachtsgebied zou een certificatieinstelling
zich kunnen beperken tot beoordeling van de implementatie van
de betreffende module in het al aanwezige integrale systeem;
-
Het ontwikkelen van nieuwe managementsysteemnormen
wordt eenvoudiger omdat die zich kunnen beperken tot nieuwe
modules. De aandacht van de normontwikkelaars kan zich volledig
richten op de specifieke eisen voor het nieuwe onderwerp en
ze hoeven zich niet te verliezen in het opnieuw uitvinden van
de systeemwielen (zie figuur 3). Uiteraard moet regelmatig worden
beoordeeld of de kerneisen nog up-to-date zijn en (ook) adequaat
zijn in het licht van nieuwe managementonderwerpen;
-
Veel geuite bezwaren bij voorstellen om een
nieuwe managementsysteemnorm te ontwikkelen, zoals angst voor
incompatibiliteit met bestaande systemen en het creëren
van een nieuwe markt voor certificatie, worden ondervangen.
Compatibiliteit en zelfs 'alignment' lijkt gegarandeerd bij
deze opzet en certificatie (indien gewenst) zou eenvoudiger
moeten kunnen worden.
Figuur 3- Ontwikkeling van aanvullende
modules voor nieuwe aandachtspunten |
|
Het rapport van de
ISO-werkgroep
Het rapport van de werkgroep van de Technical Management
Board is in januari 2006 gereed gekomen. De manier waarop
in de diverse landen de inzichten van gebruikers van managementsysteemnormen
zijn verzameld, verschilde sterk. In sommige gevallen zijn
enkele individuele bedrijven geïnterviewd of hebben
die een schriftelijke vragenlijst ingevuld. In andere gevallen
zijn groepsbijeenkomsten gehouden of is een professioneel
onderzoeksbureau ingeschakeld. Ook is geen sprake van een
wereldwijde dekking, maar wel van een behoorlijke regionale
spreiding. De belangrijkste bevindingen van de werkgroep
zijn: |
-
Gebruikers zijn tevreden over de huidige ISO
9001 en ISO 14001 en zien eigenlijk geen reden voor grootscheepse
veranderingen in die normen (ofwel: het is de vraag of men zit
te wachten op een (parallelle) revisie waarbij een hele nieuwe
structuur wordt bedacht, zoals gegeven in kader 1);
-
Grote bedrijven hebben geen moeite met geïntegreerde
toepassing van ISO 9001 en ISO 14001; MKB en met name hele kleine
bedrijven ondervinden wat dat betreft meer problemen;
-
Er lijkt geen behoefte te zijn aan één
norm voor een integraal managementsysteem , maar wel aan onderling
compatibele en consistente afzonderlijke normen;
-
Men is beducht voor nieuwe certificatieschema's
die worden afgedwongen door de markt of overheden, zonder toegevoegde
waarde voor het bedrijf zelf;
-
De mogelijkheid van gecombineerde audits wordt
belangrijk gevonden;
-
Over de behoefte aan nieuwe ISO-normen voor
managementsystemen wordt heel verschillend gedacht;
-
Hetzelfde geldt voor de behoefte aan sectorspecifieke
invullingen van de algemeen toepasbare ISO-normen.
De belangrijkste conclusies en aanbevelingen van de werkgroep
zijn:
-
De ontwikkeling van een 'overkoepelend raamwerk'
dat er voor zorgt dat bestaande en nieuwe managementsysteemnormen
onderling compatibel en consistent zijn en waarvan bedrijven
datgene kunnen gebruiken dat aansluit bij hun specifieke behoefte
(dit past bij het Nederlandse voorstel voor een nieuwe architectuur
van ISO-normen);
-
Opheffing van de huidige samenwerkingsverbanden
tussen de ISO-commissies TC 176 (kwaliteitsmanagement) en TC
207 (milieumanagement) en verbreding naar managementsystemen
in het algemeen (dit betekent tijdelijke stopzetting van de
voorbereiding van parallelle herziening van ISO 9001 en ISO
14001);
-
Instelling van een Strategische Adviesgroep
voor normalisatie van Management-systemen (SAG-MSS) die rapporteert
aan de ISO-TMB;
-
Instelling van een JointTechnical Coordination
Group (JTCG) die praktische uitwerking geeft besluiten van de
TMB en de SAG-MSS en bijvoorbeeld zo'n gemeenschappelijke kern
voor managementsysteemnormen zou moeten ontwikkelen.
Consultatie en besluitvorming
Het rapport van de werkgroep is besproken tijdens een workshop
in Genève met vertegenwoordigers van allerlei ISO-commissies
en -werkgroepen op het gebied van managementsystemen. Daarbij
bleek dat de conclusies en aanbevelingen in grote lijnen werd
onderschreven. Door de Nederlandse vertegenwoordigers is het belang
benadrukt van het vastleggen van de kerneisen voor managementsystemen,
aangegeven dat belangrijke ondersteunende normen zoals die voor
auditing (ISO 19011) in de coördinatieactiviteiten moeten
worden meegenomen en is aandacht gevraagd voor ISO Guide 72, die
al heel wat handvatten biedt voor goed afgestemde normen en waarin
de gemeenschappelijke kernelementen van managementsysteemnormen
al eens zijn benoemd.
Vervolgens heeft de Technical Management Board de aanbevelingen
van de werkgroep overgenomen en momenteel wordt gewerkt aan de
inrichting van de nieuwe Strategische Adviesgroep en de nieuwe
Coördinatiegroep. NEN zal in ieder geval deel uitmaken van
laatstgenoemde groep, vanwege haar verantwoordelijkheid voor de
norm ISO 19011 voor auditing van managementsystemen. Nederland
kan ook een vertegenwoordiger voordragen voor de Strategische
Adviesgroep.
Tot besluit
Wat schiet u nu als 'normale' gebruiker van ISO-normen nu op met
deze veranderingen?
Het is de bedoeling dat het gaat leiden tot (nog) beter toe te
passen normen, vooral als het gaat om gecombineerde en geïntegreerde
managementsystemen. De afgelopen jaren zijn al belangrijke stappen
gezet en ISO 9001:2000 en ISO 14001:2004 zijn aanzienlijk gebruiksvriendelijker
in gecombineerde toepassing dan hun voorgaande versies. Niettemin
lijkt het goed een nieuwe weg in te slaan omdat er steeds meer
normen voor managementsystemen komen en de ideeën over de
eisen waaraan een effectief managementsysteem moet voldoen, veranderen.
Dit ook omdat er nieuwe vakdisciplines bij betrokken raken (denk
aan risicomanagement en financieel management). Op deze manier
is ISO op de toekomst voorbereid en zal NEN Managementsystemen
daarbij de Nederlandse inbreng verzorgen.
Uit KAM Nieuwsbrief, nr 1, 2006
|
|
News 
